Un projet de chaufferie ne se décide pas en une assemblée générale. Il se construit sur deux à trois exercices, et sa réussite tient presque entièrement à l'antériorité du travail préparatoire. La séquence utile est stable, quelle que soit la taille de l'immeuble.
Étape 1 — l'état des lieux réglementaire déjà obligatoire
La plupart des copropriétés disposent déjà des pièces nécessaires sans le savoir. Le plan pluriannuel de travaux s'impose aux immeubles à destination partielle ou totale d'habitation de plus de quinze ans, selon un calendrier échelonné par taille : depuis le 1er janvier 2023 pour les copropriétés de plus de 200 lots, le 1er janvier 2024 de 51 à 200 lots, et le 1er janvier 2025 pour celles d'au plus 50 lots. Le diagnostic de performance énergétique collectif suit une progression comparable, décalée d'un an. Ces documents contiennent déjà l'essentiel du diagnostic énergétique : les exhumer évite de payer deux fois la même étude.
Étape 2 — l'audit énergétique et l'assistance à maîtrise d'ouvrage
L'audit énergétique de copropriété chiffre les scénarios de travaux et les gains associés. Il est le document sur lequel s'appuie l'instruction de MaPrimeRénov' Copropriété, puisque le taux d'aide dépend directement du gain énergétique atteint. L'accompagnement par un opérateur d'assistance à maîtrise d'ouvrage est une condition d'accès à l'aide collective, et non un service optionnel : son rôle est de tenir la cohérence entre le scénario technique, le plan de financement et le calendrier de vote.
Étape 3 — le vote, et la majorité qui s'applique
Les travaux d'économie d'énergie portant sur les parties communes se votent à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Lorsque le projet recueille au moins le tiers des voix sans atteindre cette majorité, l'article 25-1 ouvre un second vote immédiat à la majorité simple des présents et représentés. Cette passerelle est la raison pour laquelle un projet correctement préparé passe presque toujours en une seule séance : il suffit de mobiliser un tiers des voix, pas la moitié.
Étape 4 — les délais incompressibles après le vote
Le procès-verbal est notifié aux copropriétaires opposants et défaillants, qui disposent de deux mois pour contester la décision devant le tribunal judiciaire. Aucun marché de travaux sérieux ne se signe avant l'expiration de ce délai. S'y ajoutent l'instruction du dossier d'aide, la contractualisation de l'offre CEE — impérativement signée avant tout devis — et le délai d'approvisionnement du matériel. Entre le vote et la mise en service, une copropriété raisonnable compte de neuf à quinze mois.